Nhà cung cấp là một trong những yếu tố quan trọng trong bán lẻ, bởi lẽ nhà cung cấp được xem như đối tác đầu vào trong chuỗi hoạt động vận hành kinh doanh của cửa hàng. Quy mô kinh doanh càng mở rộng thì bạn lại càng cần có nhiều nhà cung cấp hơn với giá cả cạnh tranh hơn.

Vậy, nhà cung cấp là gì? Tầm quan trọng của nhà cung cấp ra sao? Cách lựa chọn, đánh giá các nhà cung cấp như thế nào? Quản lý các nhà cung cấp sao cho hợp lý? Hãy cùng Aibat tìm hiểu xem nhé!

Nhà cung cấp là một trong những yếu tố quan trọng trong bán lẻ, bởi lẽ nhà cung cấp được xem như đối tác đầu vào trong chuỗi hoạt động vận hành kinh doanh của cửa hàng. Quy mô kinh doanh càng mở rộng thì bạn lại càng cần có nhiều nhà cung cấp hơn với giá cả cạnh tranh hơn.

Vậy, nhà cung cấp là gì? Tầm quan trọng của nhà cung cấp ra sao? Cách lựa chọn, đánh giá các nhà cung cấp như thế nào? Quản lý các nhà cung cấp sao cho hợp lý? Hãy cùng Aibat tìm hiểu xem nhé!

1. Đôi nét về nhà cung cấp

1.1. Sơ lược và đặc trưng

Nhà cung cấp (Supplier hay còn được gọi là nhà cung ứng) là công ty, tổ chức hoặc cá nhân chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ, hoặc nguyên liệu cho các doanh nghiệp khác, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ổn định và chất lượng cho doanh nghiệp. Trong đó, Một nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Một số đặc trưng cơ bản doanh nghiệp cân nhắc đánh giá nhà cung cấp: 

• Tạo ra mạng lưới đầu vào cho doanh nghiệp, bao gồm nhiều nguồn cung cấp khác nhau như máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ tài chính, và lao động.

• Tác động lên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của từng thị trường cung cấp.

• Thị trường độc quyền hoặc thị trường có sự cạnh tranh không hoàn toàn có thể ảnh hưởng đến các hoạt động như mua sắm, dự trữ và tuyển dụng lao động của doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau.

1.2. Lợi ích

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, đảm bảo tính ổn định của chuỗi cung cấp, đồng thời tận dụng tối đa lợi ích từ sự hợp tác giữa các bên. Việc duy trì mối quan hệ tốt giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp cũng có thể mở ra cơ hội hợp tác chiến lược, hỗ trợ đôi bên phát triển bền vững.

1.3. Điểm khác biệt giữa nhà cung cấp và Vendor

Supplier và Vendor đôi khi được sử dụng để thay thế cho nhau. Tuy nhiên trong quy trình quản lý chuỗi cung cấp, ý nghĩa của Supplier và Vendor hoàn toàn khác nhau. 

2. Tầm quan trọng của Supplier với doanh nghiệp

2.1. Vai trò của Supplier trong chuỗi cung cấp

Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ cho doanh nghiệp. Họ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ổn định, chất lượng, giá cả cạnh tranh và thời gian giao hàng đúng hẹn. 

Đồng thời, Những đơn vị này cũng đóng vai trò mắt xích quan trọng trong chuỗi cung cấp, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và nâng cao thị phần.

2.2. Vai trò của Supplier trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp

Nhà cung cấp không chỉ đóng vai trò cung cấp nguyên liệu, sản phẩm, và dịch vụ, mà còn là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng thị trường. 

Một mối quan hệ hợp tác tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được các nguồn lực, công nghệ, thông tin thị trường mới, tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của nhà cung cấp để cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hơn nữa, những nguồn cung cấp chất lượng & uy tín có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính linh hoạt trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

3. Những hoạt động với nhà cung cấp của doanh nghiệp 

3.1. Tìm kiếm

Tìm kiếm nhà cung cấp là một trong những công việc quan trọng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lựa chọn đối tác phù hợp để cung cấp nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ. 

Quá trình triển khai đòi hỏi doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ lưỡng thông tin về những ứng viên tiềm năng, tiếp cận các nguồn thông tin từ thị trường và đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. 

3.2. Đánh giá

Đánh giá nhà cung cấp là một công việc đặc biệt quan trọng trong quá trình hợp tác giữa 2 bên, với mục đích chính là để đảm bảo rằng đơn vị cung cấp có khả năng đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng và hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả. 

Dưới đây là các các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp:

Năng lực

• Thời gian giao hàng: Tính linh hoạt và đáp ứng kịp thời yêu cầu của doanh nghiệp, giảm thiểu độ trễ và tác động đến hoạt động sản xuất.

• Sự uy tín: Độ tin cậy, kinh nghiệm và danh tiếng của nhà cung cấp trên thị trường, đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ.

• Chất lượng sản phẩm dịch vụ: Đáp ứng hoặc vượt quá các yêu cầu về chất lượng, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật.

Giá cả sản phẩm dịch vụ và phương thức thanh toán

• Giá cả cạnh tranh, phù hợp với chất lượng sản phẩm/dịch vụ, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. 

• Phương thức thanh toán linh hoạt, thỏa thuận được giữa hai bên, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn vốn.

Yếu tố môi trường và phát triển bền vững

• Nhà cung cấp tuân thủ các quy định về môi trường, tiết kiệm năng lượng, giảm thiểu ô nhiễm và khí thải. 

• Cam kết phát triển bền vững, giảm tác động tiêu cực đến môi trường xã hội, thúc đẩy trách nhiệm xã hội.

Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự

• Cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm hợp lý. 

• Bộ máy nhân sự đủ năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm để đảm bảo hoạt động sản xuất và hỗ trợ doanh nghiệp.

Khả năng tài chính

• Tình hình tài chính ổn định, đảm bảo khả năng cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho doanh nghiệp dài hạn.

• Không có nợ xấu hoặc rủi ro tài chính đáng kể, giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.

Dịch vụ khách hàng

• Chính sách bảo hành: Đảm bảo chế độ bảo hành phù hợp, hỗ trợ sửa chữa và thay thế nhanh chóng, giảm thiểu thời gian chờ đợi và ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

• Ưu đãi: Cung cấp các chương trình ưu đãi, giảm giá hoặc hậu mãi hấp dẫn, tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ.

• Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng: Giảm thiểu tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trong quá trình giao hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm khi đến tay doanh nghiệp.

3.3. Phê duyệt

Việc phê duyệt nhà cung cấp (Supplier Approval) là một bước quan trọng để đảm bảo rằng nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Quá trình này giúp doanh nghiệp đánh giá tổng quát về năng lực, chất lượng sản phẩm/dịch vụ, và uy tín của nhà cung cấp, từ đó đưa ra quyết định hợp tác phù hợp.

Quy trình phê duyệt nhà cung cấp thường diễn ra theo các bước sau:

• Bước 1: Nghiên cứu nhà cung cấp 

• Bước 2: Xây dựng lưu đồ quy trình Supplier Approval 

• Bước 3: Đánh giá việc định giá của nhà cung cấp – Kiểm tra giá cả sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp, so sánh với giá thị trường và đảm bảo rằng giá cả hợp lý và cạnh tranh.

• Bước 4: Đánh giá hiệu suất giao hàng của nhà cung cấp 

• Bước 5: Xác nhận tình hình tài chính của nhà cung cấp

3.4. Quản lý

Việc quản lý nhà cung cấp là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh. Trong đó, Việc quản lý không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ mà còn giúp cải thiện và duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên, hỗ trợ cho sự phát triển chung của cả hai.

Các bước xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả:

• Bước 1: Tổng hợp danh sách nhà cung cấp 

• Bước 2: Đánh giá và ngừng hợp tác với các đơn vị không đáp ứng đủ các yêu cầu 

• Bước 3: Sử dụng các công cụ theo dõi 

• Bước 4: Giao tiếp và phối hợp chặt chẽ 

• Bước 5: Đào tạo và hỗ trợ

• Bước 6: Đánh giá lại quy trình quản lý

• Bước 7: Xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược 

• Bước 8: Tích cực chia sẻ thông tin và kiến thức 

• Bước 9: Cải tiến liên tục 

Tham khảo:

> Bỏ túi ngay các công cụ để tăng đơn tăng doanh số dễ dàng

> Sức mạnh của AI trong bán hàng và cách ứng dụng giúp doanh nghiệp bứt phá doanh thu

4. Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp trong kỷ nguyên công nghiệp 4.0

4.1. Tìm kiếm nhà cung cấp

Esourcing là việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật điện tử để tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đặt ra. Esourcing giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc trong quá trình tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp.

Eprocurement là việc áp dụng công nghệ thông tin để tự động hóa và tối ưu hóa quá trình mua hàng, từ việc đặt hàng, giao hàng cho đến thanh toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Esourcing được vận hành theo các bước sau: 

• Xác định yêu cầu và tiêu chí lựa chọn nguồn cung cấp

• Tìm kiếm và lọc danh sách cấp tiềm năng

• Đánh giá và chọn lựa đơn vị cung cấp phù hợp

• Thương thảo và ký kết hợp đồng

• Quản lý và theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp

4.2. Quản lý nhà cung cấp

Giờ đây với sự phát triển của công nghệ, việc quản lý các nhà cung cấp được các cửa hàng quản lý thông qua các phần mềm quản lý bán hàng với các tính năng vượt trội, tiện lợi giúp các chủ xử lý công việc nhanh chóng hơn. Và Aibat sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn trong việc quản lý các nhà cung cấp. 

Thống kê được danh sách sản phẩm, giá cả, các lần nhập hàng từ nhà cung cấp, công nợ của từng nhà cung cấp

Không như cách quản lý truyền thống bằng giấy tờ, Excel, việc sử dụng Aibat giúp cho cửa hàng có được nhiều thông tin tổng quan, chi tiết về nhà cung cấp đảm bảo cho việc lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp cho cửa hàng.

Aibat đưa ra cái nhìn chuẩn xác, hỗ trợ các cửa hàng trong việc ra quyết định nên tiếp tục ký kết với nhà cung cấp đó không, hay tìm đơn vị hợp tác mới.

5. Tổng kết

Bài viết trên Aibat đã tổng hợp những thông tin cơ bản, tầm quan trọng cũng như những tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp có những hoạt động hiệu quả hơn để duy trì tốt mối quan hệ với các đơn vị cung cấp. Thêm vào đấy, Các doanh nghiệp cũng cần đổi mới và ứng dụng các công nghệ hiện đại cho việc tối ưu quy trình tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong thời đại số. 

------

KINH DOANH THUẬN LỢI ngay hôm nay cùng Phần mềm quản lý kinh doanh & bán hàng Aibat!

Trên App Store : https://bom.so/uN4Yon

Trên CH Play : https://bom.so/OdcWb3

Hotline : 0387.238.882 / 0934.518.629

Email: [email protected]

Website: www.aibat.vn

Facebook: www.facebook.com/aibatvietnam