Salon muốn phát triển bền vững không chỉ cần thu hút khách mới mà còn phải giữ chân khách cũ. Chăm sóc tốt giúp khách tiếp tục sử dụng dịch vụ, tăng doanh thu và giới thiệu thêm khách hàng mới.

Quản lý khách hàng salon tóc hiệu quả là quá trình lưu trữ thông tin, theo dõi nhu cầu và duy trì tương tác với khách. Dưới đây là 7 bí quyết giúp salon tăng tỷ lệ khách quay lại.

1. Vì sao salon cần chú trọng quản lý khách hàng?

Nhiều salon tập trung tìm kiếm khách mới nhưng chưa xây dựng quy trình chăm sóc khách cũ. Sau khi thanh toán, thông tin khách hàng thường nằm rải rác trong sổ ghi chép, điện thoại cá nhân hoặc tin nhắn của nhân viên.

Điều này khiến salon gặp một số khó khăn:

• Không nhớ được khách đã sử dụng dịch vụ nào.

• Khó xác định thời điểm khách cần quay lại.

• Không biết khách yêu thích kiểu tóc hoặc sản phẩm nào.

• Bỏ lỡ cơ hội giới thiệu dịch vụ phù hợp.

• Khó đánh giá nhóm khách hàng thường xuyên và khách lâu ngày chưa quay lại.

Quản lý thông tin khách hàng có hệ thống giúp salon hiểu rõ từng người, từ đó chăm sóc phù hợp thay vì gửi những tin nhắn quảng cáo giống nhau cho tất cả.

2. Lưu trữ thông tin khách hàng đầy đủ và khoa học

Đây là bước nền tảng để xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng salon hiệu quả. Khi thông tin được lưu trữ đầy đủ, nhân viên có thể phục vụ khách nhất quán hơn, kể cả khi khách được một thợ khác tiếp nhận.

Một hồ sơ khách hàng nên có các thông tin cơ bản:

Đặc biệt, với dịch vụ uốn và nhuộm, salon nên lưu lại công thức màu, tình trạng tóc và những lưu ý kỹ thuật cần thiết. Nhờ đó, nhân viên có cơ sở tham khảo khi khách quay lại.

Salon cũng cần thông báo rõ mục đích thu thập thông tin, chỉ lưu dữ liệu cần thiết và giới hạn quyền truy cập để bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng.

3. Phân nhóm khách hàng để chăm sóc đúng nhu cầu

Không phải khách hàng nào cũng có thói quen sử dụng dịch vụ giống nhau. Có người thường xuyên cắt tóc, có người chỉ đến salon khi muốn thay đổi màu tóc. Vì vậy, gửi cùng một chương trình ưu đãi cho tất cả khách hàng chưa chắc mang lại hiệu quả.

Chủ salon có thể chia khách thành các nhóm:

Việc phân nhóm giúp salon sử dụng thời gian và ngân sách chăm sóc hợp lý hơn. Đây cũng là một trong những ứng dụng quan trọng của CRM salon tóc, tức phương pháp quản lý quan hệ khách hàng dựa trên dữ liệu và lịch sử tương tác.

4. Chủ động nhắc lịch và chăm sóc sau khi khách sử dụng dịch vụ

Một trải nghiệm tốt không nên kết thúc ngay khi khách rời khỏi salon. Những hoạt động chăm sóc sau dịch vụ giúp khách cảm nhận được sự quan tâm và có thêm lý do để quay lại.

Salon có thể triển khai ba thời điểm chăm sóc chính:

Sau khi khách sử dụng dịch vụ

Gửi lời cảm ơn và hỏi thăm tình trạng tóc. Nếu khách vừa nhuộm hoặc uốn, nhân viên có thể hướng dẫn cách chăm sóc tại nhà phù hợp.

Trước thời điểm khách có thể cần sử dụng dịch vụ tiếp theo

Dựa trên lịch sử dịch vụ và tư vấn chuyên môn, salon có thể gửi lời nhắc đặt lịch. Thời điểm nhắc cần linh hoạt theo từng dịch vụ và nhu cầu thực tế, không nên áp dụng một mốc thời gian cứng cho tất cả khách.

Khi khách lâu ngày chưa quay lại

Gửi lời hỏi thăm nhẹ nhàng, giới thiệu dịch vụ mới hoặc chương trình phù hợp. Tránh nhắn tin liên tục khiến khách cảm thấy bị làm phiền.

Ví dụ:

“Chào chị, salon hy vọng kiểu tóc lần trước vẫn phù hợp với chị. Nếu chị đang có nhu cầu chăm sóc hoặc làm mới mái tóc, salon rất vui được hỗ trợ chị đặt lịch vào thời gian thuận tiện.”

Xem thêm: Quản lý lịch hẹn Salon Tóc hiệu quả 

5. Cá nhân hóa trải nghiệm để khách cảm thấy được quan tâm

Khách hàng thường đánh giá cao những salon nhớ được sở thích và nhu cầu của họ. Một lời tư vấn đúng lúc có thể tạo ra ấn tượng tốt hơn nhiều chương trình giảm giá đại trà.

Để cá nhân hóa trải nghiệm, salon nên:

• Ghi nhớ kiểu tóc khách thường lựa chọn.

• Lưu lại màu nhuộm và lịch sử xử lý tóc.

• Tư vấn dịch vụ dựa trên tình trạng tóc thực tế.

• Gợi ý sản phẩm chăm sóc phù hợp, không cố bán thêm bằng mọi giá.

• Ghi nhận phản hồi sau mỗi lần khách sử dụng dịch vụ.

Chẳng hạn, nếu khách từng nhuộm tóc và quan tâm đến độ bền màu, nhân viên có thể tư vấn quy trình chăm sóc phù hợp ở lần tiếp theo. Điều quan trọng là lời tư vấn phải xuất phát từ nhu cầu thật, không biến mỗi lần tương tác thành một cuộc bán hàng.

6. Xây dựng chương trình khách hàng thân thiết

Chương trình khách hàng thân thiết là cách khuyến khích khách tiếp tục sử dụng dịch vụ và tạo cảm giác được trân trọng.

Một số hình thức salon có thể áp dụng:

• Tích điểm theo giá trị hóa đơn.

• Ưu đãi vào dịp sinh nhật.

• Tặng dịch vụ chăm sóc sau một số lần sử dụng.

• Quyền lợi riêng cho khách hàng thường xuyên.

• Ưu đãi khi giới thiệu bạn bè đến salon.

Tuy nhiên, chương trình cần có điều kiện rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với lợi nhuận của salon. Không nên giảm giá quá sâu chỉ để tăng số lượt quay lại, bởi doanh thu tăng chưa chắc đồng nghĩa với lợi nhuận tăng.

7. Ứng dụng phần mềm để quản lý khách hàng salon tóc tập trung

Khi số lượng khách tăng, việc ghi nhớ thông tin bằng sổ sách hoặc điện thoại cá nhân sẽ ngày càng khó khăn. Dữ liệu có thể bị trùng lặp, thất lạc hoặc không được cập nhật khi nhân viên thay đổi.

Ứng dụng phần mềm quản lý giúp salon từng bước tập trung dữ liệu và chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng. Tùy theo tính năng thực tế của từng giải pháp, chủ salon có thể tìm hiểu các khả năng như:

• Lưu trữ và tra cứu hồ sơ khách hàng.

• Theo dõi lịch sử giao dịch và dịch vụ.

• Quản lý lịch hẹn và thông tin liên hệ.

• Phân nhóm khách hàng theo tiêu chí phù hợp.

• Theo dõi lịch sử chăm sóc và phản hồi.

• Tổng hợp dữ liệu phục vụ hoạt động kinh doanh.

Đối với salon đang muốn số hóa hoạt động bán hàng và quản lý, AIBAT là đơn vị kinh doanh phần mềm công nghệ bán hàng mà anh/chị có thể tìm hiểu. Khi lựa chọn giải pháp, chủ salon nên trao đổi cụ thể về nhu cầu lưu trữ dữ liệu, quản lý khách hàng, báo cáo và khả năng đáp ứng quy trình thực tế. Cần xác nhận từng tính năng với nhà cung cấp trước khi triển khai.

8. Giữ chân khách cũ là nền tảng để salon phát triển bền vững

Muốn khách hàng quay lại, salon không thể chỉ trông chờ vào tay nghề hay những chương trình khuyến mãi ngắn hạn. Điều quan trọng là hiểu khách, ghi nhớ nhu cầu và duy trì sự quan tâm trong suốt quá trình họ sử dụng dịch vụ.

Bắt đầu từ việc lưu trữ thông tin khách hàng, phân nhóm, nhắc lịch và cá nhân hóa trải nghiệm, chủ salon có thể xây dựng quy trình chăm sóc chuyên nghiệp hơn. Khi dữ liệu ngày càng nhiều, ứng dụng công nghệ phù hợp sẽ giúp giảm thao tác thủ công và hỗ trợ quản lý tập trung.

Nếu anh/chị đang tìm hướng số hóa hoạt động bán hàng và quản lý khách hàng, hãy tìm hiểu các giải pháp phần mềm công nghệ từ AIBAT. Liên hệ để trao đổi nhu cầu thực tế và lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô salon.

AIBAT - PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP

HỆ THỐNG CHI NHÁNH TOÁN QUỐC

 Trụ sở: Số 25 ngõ 24, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

CN Hà Nội: Số 9, Đồng Bát, Nam Từ Liêm, Hà Nội

CN Đà Nẵng: 112 Nguyễn Hữu Thọ, Hòa Cường, TP.Đà Nẵng

CN TP.HCM: 181 Nguyễn Thị Nhung, Hiệp Bình, Hồ Chí Minh

 Hotline: 1900.066.822

 📘 Facebook: AIBAT - Phần mềm Quản lý Kinh doanh