Kinh doanh quán cafe không chỉ đơn giản là bán được nhiều đồ uống. Chủ quán còn phải quản lý nhân viên, nguyên liệu, tồn kho, đơn hàng, doanh thu, chi phí và trải nghiệm khách hàng.

Nếu những công việc này được quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc nhiều công cụ riêng lẻ, chủ quán rất dễ gặp tình trạng sai lệch doanh thu, thất thoát nguyên liệu, tồn kho không chính xác và khó kiểm soát nhân viên.

Vậy cách quản lý quán cafe hiệu quả là gì? Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà chủ quán nên kiểm soát.

1. Xây dựng quy trình vận hành quán cafe rõ ràng

Một quán cafe muốn vận hành ổn định cần có quy trình cụ thể cho từng công việc.

Ví dụ, quy trình bán hàng có thể gồm:

Khách gọi món → Nhân viên tạo order → Pha chế → Giao món → Thanh toán → In hóa đơn → Ghi nhận doanh thu.

Tương tự, quán cần xây dựng quy trình cho nhập hàng, kiểm kho, chốt ca, bàn giao tiền mặt, xử lý hủy món và kiểm soát nguyên liệu.

Quy trình càng rõ ràng thì càng giảm sự phụ thuộc vào từng nhân viên và giúp chủ quán dễ dàng mở rộng khi có thêm chi nhánh.

2. Quản lý order và bán hàng chính xác

Trong giờ cao điểm, nhân viên phải xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc. Nếu vẫn ghi order bằng giấy hoặc nhập thủ công nhiều lần, rất dễ xảy ra tình trạng:

• Nhập sai món hoặc sai số lượng.
• Quên order của khách.
• Nhầm bàn.
• Không ghi nhận món đã bán.
• Sai lệch tiền khi kết thúc ca.

Sử dụng hệ thống POS giúp nhân viên tạo đơn ngay trên máy tính tiền, điện thoại hoặc máy POS. Đơn hàng sau đó được ghi nhận tập trung để chủ quán có thể kiểm tra lại khi cần.

Đối với những quán có lượng khách lớn, đây là một trong những bước quan trọng để quản lý quán cafe hiệu quả hơn.

3. Kiểm soát nguyên liệu theo từng món

Nguyên liệu thường là một trong những khu vực dễ phát sinh thất thoát nhất của quán cafe.

Ví dụ, một ly cà phê sữa có thể được thiết lập định lượng gồm:

• 20g cà phê.
• 30ml sữa.
• 1 ly.
• 1 nắp.
• 1 ống hút.

Khi bán một sản phẩm, hệ thống quản lý có thể căn cứ vào công thức đã thiết lập để tính lượng nguyên liệu tương ứng.

Nhờ đó, chủ quán có thể so sánh giữa số lượng nguyên liệu theo hệ thống và số lượng thực tế trong kho để phát hiện chênh lệch.

Xem thêm: Cách định lượng nguyên liệu quán cafe và quản lý công thức.

4. Quản lý kho và tồn kho thường xuyên

Không kiểm soát tồn kho tốt có thể khiến quán rơi vào hai tình huống: thiếu nguyên liệu trong lúc bán hàng hoặc nhập quá nhiều dẫn đến tồn kho và hết hạn.

Chủ quán nên theo dõi ít nhất:

Tồn đầu kỳ + Nhập kho − Xuất/sử dụng = Tồn cuối kỳ

Ngoài số lượng, cần chú ý đến nguyên liệu sắp hết, hàng tồn lâu, chênh lệch kiểm kê và lịch sử nhập/xuất.

Khi dữ liệu kho được kết nối với hoạt động bán hàng, chủ quán sẽ dễ xác định nguyên liệu nào đang tiêu thụ nhanh và thời điểm cần nhập thêm hàng.

Xem thêm: Cách quản lý kho quán cafe và kiểm soát tồn kho hiệu quả.

5. Quản lý nhân viên và phân quyền

Không phải nhân viên nào cũng nên có toàn bộ quyền trên hệ thống.

Ví dụ:

Nhân viên bán hàng: tạo đơn, thanh toán.
Thu ngân: quản lý tiền và chốt ca.
Quản lý: xem báo cáo, điều chỉnh đơn hàng.
Chủ quán: xem toàn bộ dữ liệu và cấu hình hệ thống.

Đặc biệt, các thao tác như hủy đơn, sửa giá, giảm giá, hoàn tiền hoặc xóa sản phẩm khỏi đơn hàng nên được ghi lại lịch sử.

Điều này giúp chủ quán kiểm tra khi phát sinh bất thường thay vì chỉ dựa vào báo cáo của nhân viên.

6. Kiểm soát thất thoát trong quán cafe

Thất thoát có thể đến từ nhiều nguyên nhân khác nhau như pha chế vượt định lượng, không nhập đơn vào hệ thống, hủy đơn không đúng quy trình, sai lệch tiền mặt hoặc chênh lệch kho.

Vì vậy, chủ quán không nên chỉ kiểm tra doanh thu cuối ngày mà cần đối chiếu:

Đơn hàng → Doanh thu → Tiền thực nhận → Nguyên liệu tiêu hao → Tồn kho.

Nếu những dữ liệu này được quản lý tập trung, việc tìm ra nguyên nhân chênh lệch sẽ dễ dàng hơn.

Xem thêm: Cách chống thất thoát quán cafe hiệu quả.

7. Theo dõi doanh thu và báo cáo hàng ngày

Một trong những sai lầm phổ biến là chỉ quan tâm đến câu hỏi:

“Hôm nay bán được bao nhiêu doanh thu?”

Doanh thu cao chưa chắc đồng nghĩa với quán đang hoạt động hiệu quả.

Chủ quán nên theo dõi thêm doanh thu theo ngày/ca, số lượng đơn, giá trị đơn trung bình, sản phẩm bán chạy, sản phẩm bán chậm, giá vốn và chi phí.

Ví dụ:

Doanh thu: 10.000.000đ
Giá vốn: 3.500.000đ
Chi phí vận hành: 4.000.000đ

Nếu chỉ nhìn vào 10 triệu đồng doanh thu thì chưa đủ để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

8. Quản lý quán cafe từ xa

Đây là nhu cầu đặc biệt quan trọng với chủ quán không thường xuyên có mặt tại cửa hàng hoặc đang vận hành nhiều cơ sở.

Một hệ thống quản lý online có thể giúp chủ quán kiểm tra doanh thu, đơn hàng, tồn kho và báo cáo ngay trên điện thoại hoặc máy tính.

Thay vì phải gọi nhân viên hỏi:

“Hôm nay quán bán được bao nhiêu?”

chủ quán có thể chủ động xem dữ liệu trên hệ thống.

9. Quản lý nhiều chi nhánh trên cùng hệ thống

Khi phát triển từ một cửa hàng thành chuỗi, việc sử dụng file Excel hoặc dữ liệu riêng cho từng cơ sở sẽ ngày càng khó kiểm soát.

Một hệ thống quản lý chuỗi nên giúp chủ doanh nghiệp theo dõi:

Chi nhánh 1 + Chi nhánh 2 + Chi nhánh 3 → Dashboard quản lý tập trung.

Chủ chuỗi có thể so sánh doanh thu, tồn kho và hoạt động của từng cửa hàng để phát hiện những chi nhánh đang hoạt động tốt hoặc có dấu hiệu bất thường.

Xem thêm: Phần mềm quản lý chuỗi cafe và nhiều chi nhánh.

10. Ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe

Khi số lượng đơn hàng tăng, việc quản lý bằng sổ sách hoặc nhiều file riêng lẻ sẽ tốn thời gian và dễ sai lệch.

Một phần mềm quản lý quán cafe có thể tập trung các hoạt động bán hàng, kho, nguyên liệu, khách hàng và báo cáo trên cùng một hệ thống.

AIBAT cung cấp giải pháp quản lý dành cho quán cafe với các chức năng như:

• Bán hàng và tính tiền.
• Quản lý sản phẩm và menu.
• Quản lý kho, nguyên liệu.
• Quản lý định lượng/BOM.
• Quản lý nhân viên.
• Theo dõi doanh thu và báo cáo.
• Quản lý nhiều chi nhánh.
• Hỗ trợ hóa đơn điện tử.
• Quản lý trên nhiều thiết bị.

Thay vì phải kiểm tra nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, chủ quán có thể quản lý hoạt động kinh doanh tập trung hơn.

Tìm hiểu phần mềm quản lý quán cafe AIBAT để lựa chọn giải pháp phù hợp với mô hình của quán.

Kết luận

Quản lý quán cafe hiệu quả không chỉ là kiểm soát nhân viên hay doanh thu mà cần kết nối toàn bộ quy trình từ order → thanh toán → nguyên liệu → tồn kho → nhân viên → doanh thu → báo cáo.

Khi dữ liệu được ghi nhận đầy đủ và tập trung, chủ quán có cơ sở tốt hơn để phát hiện thất thoát, tối ưu chi phí và đưa ra quyết định kinh doanh.

Nếu đang quản lý bằng sổ sách, Excel hoặc nhiều công cụ riêng lẻ, bạn có thể trải nghiệm AIBAT để tập trung hoạt động bán hàng và quản lý quán trên một hệ thống.

AIBAT - PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP

HỆ THỐNG CHI NHÁNH TOÁN QUỐC

 Trụ sở: Số 25 ngõ 24, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

CN Hà Nội: Số 9, Đồng Bát, Nam Từ Liêm, Hà Nội

CN Đà Nẵng: 112 Nguyễn Hữu Thọ, Hòa Cường, TP.Đà Nẵng

CN TP.HCM: 181 Nguyễn Thị Nhung, Hiệp Bình, Hồ Chí Minh

 Hotline: 1900.066.822

 📘 Facebook: AIBAT - Phần mềm Quản lý Kinh doanh