Trong sản xuất, sai lệch nguyên vật liệu có thể khiến doanh nghiệp phát sinh chi phí, chậm tiến độ và ảnh hưởng chất lượng thành phẩm. Vì vậy, xây dựng định mức BOM chính xác là yếu tố quan trọng giúp kiểm soát vật tư, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí. Vậy BOM trong sản xuất là gì, cách xây dựng và quản lý định mức nguyên vật liệu như thế nào để đạt hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây. 

1. Định mức BOM là gì? Vai trò trong hoạt động sản xuất

BOM là viết tắt của Bill of Materials, có nghĩa là định mức hoặc danh mục nguyên vật liệu cấu thành nên một sản phẩm. Tài liệu này thể hiện những thành phần cần sử dụng, số lượng, đơn vị tính và các thông tin liên quan để tạo ra một đơn vị thành phẩm.

Định mức BOM là căn cứ để doanh nghiệp xác định lượng nguyên vật liệu cần thiết cho từng sản phẩm hoặc đơn hàng. Chẳng hạn, để sản xuất một chiếc bàn gỗ, doanh nghiệp cần xác định lượng gỗ, đinh vít, keo dán, sơn và các vật tư phụ trợ tương ứng.

BOM có vai trò quan trọng ở nhiều khâu:

• Kiểm soát nguyên vật liệu: Xác định lượng vật tư cần thiết, hạn chế cấp phát thừa hoặc thiếu.
• Dự toán chi phí: Làm cơ sở tính toán chi phí nguyên liệu cho từng sản phẩm.
• Lập kế hoạch sản xuất: Hỗ trợ xác định nhu cầu vật tư theo số lượng đơn hàng.
• Kiểm soát chất lượng: Giúp bộ phận sản xuất sử dụng đúng thành phần và quy cách đã quy định.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc phân bổ nguồn lực và kiểm soát hiệu quả sản xuất.

2. Các thành phần cần có trong bảng định mức nguyên liệu

Một bảng định mức nguyên liệu đầy đủ cần thể hiện chính xác những thành phần cấu tạo nên sản phẩm. Tùy đặc thù ngành nghề, doanh nghiệp có thể bổ sung các trường thông tin phù hợp.

Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất sản phẩm gỗ có thể xây dựng bảng định mức như sau:

Bảng trên chỉ mang tính minh họa. Định mức thực tế cần được xác định dựa trên thiết kế sản phẩm, quy trình công nghệ và kết quả sản xuất thử.

3. Cách xây dựng định mức BOM chính xác cho doanh nghiệp

Để quản lý BOM hiệu quả, doanh nghiệp không nên xây dựng định mức theo cảm tính. Thay vào đó, cần dựa trên dữ liệu kỹ thuật và thực tế vận hành.

Bước 1: Xác định cấu trúc sản phẩm

Liệt kê toàn bộ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và linh kiện cần thiết để tạo ra thành phẩm. Với sản phẩm có nhiều cấp cấu tạo, doanh nghiệp nên phân chia BOM thành các tầng để dễ theo dõi.

Bước 2: Xác định số lượng nguyên vật liệu

Tính lượng vật tư cần sử dụng cho một đơn vị sản phẩm. Thông tin phải thống nhất về đơn vị đo lường để tránh sai lệch khi tổng hợp nhu cầu.

Bước 3: Đánh giá tỷ lệ hao hụt

Hao hụt có thể phát sinh trong quá trình gia công, cắt gọt, pha trộn hoặc đóng gói. Doanh nghiệp cần theo dõi dữ liệu thực tế để xác định tỷ lệ phù hợp, tránh đặt mức hao hụt quá cao hoặc thiếu thực tế.

Bước 4: Kiểm tra và phê duyệt định mức

Bộ phận kỹ thuật, sản xuất và kho nên phối hợp kiểm tra tính khả thi của bảng định mức. Sau khi thử nghiệm, doanh nghiệp cần phê duyệt và thống nhất phiên bản được áp dụng.

Bước 5: Cập nhật khi sản phẩm thay đổi

Khi thay đổi thiết kế, nhà cung cấp hoặc quy trình sản xuất, định mức BOM cũng cần được rà soát. Việc lưu lại lịch sử điều chỉnh giúp doanh nghiệp kiểm soát sự khác biệt giữa các phiên bản.

4. Những sai lầm thường gặp khi quản lý BOM trong sản xuất

Dù đã có bảng định mức, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc kiểm soát nguyên vật liệu do quy trình quản lý thiếu đồng bộ.

Không cập nhật định mức kịp thời. Khi sản phẩm thay đổi nhưng BOM vẫn giữ dữ liệu cũ, kế hoạch cấp phát có thể không còn chính xác.

Thiếu sự liên kết giữa kho và sản xuất. Dữ liệu tồn kho không được đối chiếu thường xuyên với nhu cầu vật tư khiến doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu nguyên liệu hoặc mua hàng dư thừa.

Không theo dõi hao hụt thực tế. Nếu chỉ sử dụng định mức lý thuyết mà không so sánh với mức tiêu hao thực tế, doanh nghiệp khó phát hiện nguyên nhân gây lãng phí.

Quản lý bằng nhiều bảng tính rời rạc. Việc nhập liệu thủ công ở nhiều bộ phận có thể dẫn đến trùng lặp, sai sót và khó truy xuất lịch sử.

Để cải thiện, doanh nghiệp nên kết hợp quản lý BOM với quy trình kiểm soát kho và sản xuất. Anh có thể tham khảo thêm bài viết Cách Quản Lý Nguyên Vật Liệu Sản Xuất Tránh Thất Thoát, Lãng Phí và Quản Lý Kho Sản Xuất Thế Nào Để Không Sai Lệch Nhập Xuất Tồn?

5. Ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý BOM

Khi quy mô sản xuất mở rộng, việc quản lý định mức nguyên vật liệu bằng phương pháp thủ công có thể không còn đáp ứng tốt nhu cầu vận hành. Doanh nghiệp nên cân nhắc ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất, hệ thống quản lý kho hoặc giải pháp quản trị phù hợp để đồng bộ dữ liệu.

Một quy trình quản lý hiệu quả cần chú trọng:

• Chuẩn hóa mã sản phẩm và mã nguyên vật liệu.
• Lưu trữ bảng định mức tập trung, có kiểm soát phiên bản.
• Đối chiếu nhu cầu vật tư với kế hoạch sản xuất.
• Theo dõi lượng nguyên liệu xuất dùng và tiêu hao thực tế.
• Thường xuyên kiểm kê để phát hiện chênh lệch.

Anh có thể tìm hiểu thêm bài viết Phần Mềm Quản Lý Sản Xuất, Nhà Xưởng Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp để tham khảo các giải pháp số hóa hoạt động quản trị sản xuất.

Đối với hoạt động kinh doanh, AIBAT là phần mềm công nghệ bán hàng có thể được doanh nghiệp tìm hiểu để hỗ trợ số hóa quy trình bán hàng. Khi dữ liệu bán hàng được quản lý tốt và có sự phối hợp với hệ thống kho, sản xuất phù hợp, doanh nghiệp có thêm cơ sở tham khảo nhu cầu thị trường và lập kế hoạch cung ứng. Tuy nhiên, việc quản lý cấu trúc BOM, định mức tiêu hao và cấp phát nguyên liệu cần được thực hiện bằng quy trình hoặc phần mềm có chức năng chuyên biệt tương ứng.

Doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ đúng với bài toán quản trị, thay vì kỳ vọng một phần mềm bán hàng có thể thay thế toàn bộ hệ thống quản lý sản xuất.

Câu hỏi thường gặp về định mức BOM

Câu 1: Định mức BOM là gì?

Định mức BOM là danh mục thể hiện các nguyên vật liệu, linh kiện và số lượng cần thiết để sản xuất một đơn vị thành phẩm.

Câu 2: BOM trong sản xuất có bắt buộc không?

Không phải mọi mô hình đều có cùng yêu cầu, nhưng BOM đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp có nhiều nguyên liệu, công đoạn hoặc cấu trúc sản phẩm phức tạp.

Câu 3: Bảng định mức nguyên liệu gồm những thông tin nào?

Thông thường gồm mã sản phẩm, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng định mức, tỷ lệ hao hụt và phiên bản áp dụng.

Câu 4: Ai chịu trách nhiệm xây dựng BOM?

Thông thường bộ phận kỹ thuật chủ trì, phối hợp với sản xuất, kho và các bộ phận liên quan để kiểm tra, phê duyệt.

Câu 5: Bao lâu nên cập nhật định mức BOM?

Doanh nghiệp nên cập nhật khi có thay đổi về thiết kế, nguyên liệu, nhà cung cấp hoặc quy trình sản xuất. Ngoài ra, cần định kỳ rà soát dữ liệu.

Câu 6: BOM có giúp giảm chi phí sản xuất không?

Có. BOM hỗ trợ xác định nhu cầu vật tư, kiểm soát tiêu hao và phát hiện sai lệch, từ đó tạo cơ sở giảm lãng phí.

Câu 7: Quản lý BOM bằng Excel có hiệu quả không?

Excel phù hợp với quy mô nhỏ và cấu trúc đơn giản. Khi dữ liệu tăng lên, doanh nghiệp nên cân nhắc hệ thống quản lý tập trung để hạn chế sai sót.

Câu 8: Phần mềm bán hàng có thay thế phần mềm quản lý BOM không?

Không nên mặc định như vậy. Phần mềm bán hàng tập trung vào hoạt động bán hàng, còn quản lý BOM đòi hỏi chức năng chuyên biệt về cấu trúc sản phẩm và định mức nguyên vật liệu.

Quản lý định mức BOM chính xác là nền tảng giúp doanh nghiệp kiểm soát vật tư, chủ động kế hoạch sản xuất và hạn chế chi phí phát sinh. Khi bảng định mức được chuẩn hóa, cập nhật thường xuyên và liên kết với dữ liệu kho, sản xuất, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để nâng cao hiệu quả vận hành.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hướng số hóa hoạt động kinh doanh, hãy tìm hiểu giải pháp AIBAT để lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu quản lý bán hàng. Đồng thời, hãy rà soát quy trình BOM hiện tại để xác định những điểm cần cải thiện và xây dựng hệ thống quản trị đồng bộ hơn.

AIBAT - PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP

📍HỆ THỐNG CHI NHÁNH TOÁN QUỐC

 Trụ sở: Số 25 ngõ 24, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

CN Hà Nội: Số 9, Đồng Bát, Nam Từ Liêm, Hà Nội

CN Đà Nẵng: 112 Nguyễn Hữu Thọ, Hòa Cường, TP.Đà Nẵng

CN TP.HCM: 181 Nguyễn Thị Nhung, Hiệp Bình, Hồ Chí Minh

 📞 Hotline: 1900.066.822

 💬Zalo: https://zalo.me/s/2332738582622777725/

 📘 Facebook: AIBAT - Phần mềm Quản lý Kinh doanh