Quản lý kho shop thời trang là một trong những công việc quan trọng quyết định hiệu quả kinh doanh của cửa hàng. Với đặc thù có nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước và sản phẩm thay đổi liên tục theo xu hướng, nếu không kiểm soát tốt hàng hóa, shop rất dễ gặp tình trạng thất thoát, sai lệch tồn kho hoặc tồn đọng vốn.

Vậy làm thế nào để quản lý kho thời trang chính xác và tiết kiệm thời gian? Bài viết dưới đây chia sẻ quy trình quản lý tồn kho quần áo, cách kiểm kho shop thời trang và giải pháp giúp chủ cửa hàng kiểm soát hàng tồn hiệu quả hơn.

Quản lý kho shop thời trang là gì?

Quản lý kho shop thời trang là quá trình theo dõi toàn bộ lượng hàng hóa từ khi nhập vào, lưu kho, bán ra, đổi trả cho đến khi sản phẩm được xuất khỏi kho.

Một hệ thống quản lý kho hiệu quả cần giúp chủ shop nắm được số lượng sản phẩm hiện có, sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào tồn lâu và thời điểm cần nhập thêm hàng.

Quản lý kho gồm những công việc nào?

Thông thường, quản lý kho thời trang bao gồm:

• Nhập hàng và kiểm tra số lượng.
• Phân loại sản phẩm theo mã, mẫu, màu và size.
• Theo dõi hàng nhập, hàng bán và hàng tồn.
• Kiểm kê kho định kỳ.
• Kiểm soát hàng lỗi, hàng đổi trả.
• Theo dõi sản phẩm bán nhanh và bán chậm.
• Xử lý hàng tồn lâu.
• Đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trên hệ thống.

Đặc biệt, shop thời trang nên quản lý sản phẩm theo từng biến thể. Một mẫu áo có 5 màu và 4 size thực tế có thể tạo ra 20 mã biến thể cần theo dõi riêng.

Vì sao shop thời trang cần quản lý kho bài bản?

Kho hàng chính là nơi chứa một phần lớn vốn kinh doanh của shop. Nếu số liệu tồn kho không chính xác, chủ cửa hàng có thể nhập hàng không đúng nhu cầu hoặc bỏ lỡ cơ hội bán sản phẩm đang được khách hàng quan tâm.

Quản lý kho tốt còn giúp phát hiện sớm hàng thất thoát, giảm lượng hàng tồn lâu và hỗ trợ chủ shop đưa ra quyết định nhập hàng dựa trên dữ liệu thực tế.

Xem thêm: Cách quản lý shop thời trang hiệu quả

Những vấn đề thường gặp khi quản lý kho quần áo

Sai lệch số lượng tồn kho

Một trong những vấn đề phổ biến nhất là số lượng hàng thực tế không khớp với số liệu ghi nhận.

Nguyên nhân có thể đến từ việc bán hàng nhưng chưa cập nhật kho, nhập hàng sai số lượng, đổi trả chưa được ghi nhận hoặc nhân viên thao tác nhầm.

Hàng tồn lâu, khó bán

Thời trang có tính mùa vụ và phụ thuộc nhiều vào xu hướng. Một sản phẩm từng bán chạy có thể trở nên khó bán chỉ sau một thời gian.

Nếu không theo dõi tuổi hàng, shop dễ bị tồn vốn và phải giảm giá sâu để xử lý hàng.

Thất thoát hàng hóa

Thất thoát có thể xảy ra trong quá trình nhập hàng, trưng bày, bán hàng hoặc kiểm kê.

Nếu chỉ kiểm kho vào cuối tháng, chủ shop rất khó xác định chính xác thời điểm và nguyên nhân phát sinh chênh lệch.

Khó kiểm soát size, màu và mẫu mã

Đây là đặc thù của ngành thời trang. Nếu quản lý bằng sổ sách hoặc bảng tính đơn giản, việc tìm kiếm một sản phẩm cụ thể có thể mất nhiều thời gian.

7 cách quản lý kho shop thời trang hiệu quả

1. Thiết lập mã sản phẩm rõ ràng

Mỗi sản phẩm nên có mã riêng để dễ nhập, xuất và kiểm tra.

Mã sản phẩm có thể được xây dựng dựa trên nhóm hàng, mẫu mã, màu sắc hoặc kích thước. Cách đặt mã cần thống nhất để nhân viên dễ sử dụng.

2. Phân loại hàng hóa khoa học

Shop có thể chia sản phẩm theo nhóm như áo, quần, váy, giày, túi xách và phụ kiện.

Bên trong mỗi nhóm tiếp tục phân loại theo mẫu, màu và size. Cách tổ chức này giúp việc tìm kiếm và kiểm kê nhanh hơn.

3. Kiểm soát nhập, xuất và tồn kho

Mỗi lần nhập hoặc bán hàng cần được cập nhật vào hệ thống ngay.

Nguyên tắc đơn giản là:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ − Xuất trong kỳ

Khi số liệu được cập nhật thường xuyên, chủ shop có thể biết lượng hàng còn lại mà không cần kiểm đếm toàn bộ kho mỗi ngày.

4. Kiểm kho định kỳ

Kiểm kho shop thời trang nên được thực hiện thường xuyên thay vì chỉ kiểm kê khi phát hiện vấn đề.

Các nhóm hàng bán chạy, hàng giá trị cao hoặc hàng thường xuyên có biến động nên được kiểm tra với tần suất cao hơn.

Sau khi kiểm kê, cần đối chiếu số lượng thực tế với dữ liệu trên hệ thống và xác định nguyên nhân nếu có chênh lệch.

5. Theo dõi hàng bán chạy và bán chậm

Dữ liệu tồn kho cần được kết hợp với dữ liệu bán hàng.

Sản phẩm bán nhanh cần được bổ sung đúng thời điểm. Ngược lại, sản phẩm tồn lâu có thể được đưa vào chương trình khuyến mãi, bán theo combo hoặc điều chỉnh cách trưng bày.

6. Quản lý hàng lỗi và hàng đổi trả

Hàng lỗi, hàng khách đổi size hoặc sản phẩm được trả lại cần có trạng thái riêng.

Không nên đưa những sản phẩm chưa đủ điều kiện bán trở lại số lượng hàng có thể bán, vì điều này sẽ làm sai lệch dữ liệu tồn kho.

7. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Khi shop có nhiều sản phẩm và đơn hàng, việc quản lý bằng sổ sách hoặc bảng tính sẽ ngày càng khó kiểm soát.

Phần mềm giúp tự động cập nhật số lượng hàng sau mỗi giao dịch và cung cấp báo cáo để chủ shop theo dõi tình trạng kho nhanh hơn.

Kinh nghiệm quản lý tồn kho quần áo hiệu quả

Kiểm kho thường xuyên

Không nhất thiết phải kiểm kê toàn bộ kho mỗi ngày. Shop có thể áp dụng phương pháp kiểm tra luân phiên, ưu tiên những sản phẩm có giá trị cao hoặc lượng bán lớn.

Không nhập hàng theo cảm tính

Một mẫu mã đang được yêu thích không có nghĩa là luôn bán chạy trong thời gian dài.

Trước khi nhập thêm, nên xem xét doanh số, lượng tồn hiện tại, tốc độ bán và nhu cầu thực tế của khách hàng.

Ưu tiên xử lý hàng tồn lâu

Hàng tồn càng lâu càng có nguy cơ giảm giá trị, đặc biệt với sản phẩm theo mùa hoặc xu hướng.

Shop nên xác định nhóm hàng tồn lâu để có phương án xử lý phù hợp thay vì tiếp tục nhập thêm sản phẩm tương tự.

Theo dõi tồn kho theo size và màu

Không chỉ theo dõi tổng số lượng của một mẫu. Chủ shop cần biết chính xác size và màu nào còn nhiều hoặc đã hết.

Ví dụ, một mẫu áo còn 20 sản phẩm nhưng toàn bộ đều là size khó bán thì con số tồn kho này không thực sự phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Quy trình kiểm kho shop thời trang đơn giản

Một quy trình kiểm kho shop thời trang có thể thực hiện theo 4 bước:

Bước 1: Chuẩn bị

Tạm thời hạn chế việc nhập xuất trong thời gian kiểm kê và chuẩn bị danh sách sản phẩm cần kiểm tra.

Bước 2: Kiểm đếm thực tế

Đếm số lượng theo từng mã sản phẩm, size và màu sắc.

Bước 3: Đối chiếu số liệu

So sánh số lượng thực tế với số lượng đang được ghi nhận trên hệ thống.

Bước 4: Xử lý chênh lệch

Nếu có sai lệch, cần kiểm tra lại lịch sử nhập hàng, bán hàng, đổi trả và điều chỉnh dữ liệu sau khi xác định nguyên nhân.

Cách quản lý hàng tồn shop hiệu quả

Quản lý hàng tồn không có nghĩa là cố gắng đưa số lượng tồn về mức thấp nhất. Mục tiêu là duy trì lượng hàng phù hợp với nhu cầu bán hàng.

Phân loại hàng tồn

Có thể chia hàng tồn thành ba nhóm:

Đẩy bán sản phẩm tồn lâu

Shop có thể kết hợp sản phẩm tồn với sản phẩm bán chạy để tạo combo hoặc áp dụng chương trình ưu đãi.

Ngoài ra, việc thay đổi vị trí trưng bày, hình ảnh sản phẩm hoặc nội dung quảng cáo cũng có thể giúp tăng khả năng tiêu thụ.

Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng

Dữ liệu tồn kho nên được sử dụng làm cơ sở cho kế hoạch nhập hàng tiếp theo.

Nếu một nhóm sản phẩm liên tục tồn cao, shop cần xem xét giảm số lượng nhập thay vì tiếp tục bổ sung theo thói quen.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho thời trang?

Nếu shop chỉ có vài chục mã sản phẩm, chủ shop có thể quản lý bằng bảng tính. Tuy nhiên, khi số lượng sản phẩm, đơn hàng và nhân viên tăng, phần mềm sẽ giúp giảm đáng kể công việc thủ công.

Một phần mềm phù hợp nên hỗ trợ quản lý nhập xuất tồn, kiểm kho, bán hàng và báo cáo trên cùng một hệ thống.

Xem thêm: 

Phần mềm quản lý kho shop thời trang AIBAT

AIBAT cung cấp giải pháp quản lý dành cho shop thời trang, hỗ trợ quản lý sản phẩm theo size, màu, mẫu mã, tồn kho, khách hàng, nhân viên và doanh thu. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý tại cửa hàng và nhiều chi nhánh.

Về quản lý kho, AIBAT hỗ trợ theo dõi số lượng xuất, nhập, tồn và cảnh báo hàng sắp hết hoặc hàng tồn nhiều. Chủ shop có thể kết hợp dữ liệu kho với bán hàng và báo cáo để theo dõi hoạt động kinh doanh thuận tiện hơn.

Xem thêm: Cách quản lý shop thời trang hiệu quả cùng phần mềm AIBAT

AIBAT hỗ trợ những gì cho shop thời trang?

Một số tính năng đáng chú ý gồm:

• Quản lý sản phẩm theo size, màu và mẫu mã.
• Theo dõi nhập, xuất và tồn kho.
• Hỗ trợ kiểm kho.
• Quản lý bán hàng.
• Quản lý khách hàng.
• Quản lý nhân viên.
• Theo dõi doanh thu và báo cáo.
• Quản lý nhiều chi nhánh.
• Hỗ trợ bán hàng đa kênh.

AIBAT cũng cung cấp ứng dụng quản lý trên thiết bị di động, giúp chủ shop theo dõi hoạt động kinh doanh từ nhiều nơi.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý kho

Trước khi lựa chọn, chủ shop nên xem xét:

• Có quản lý được size, màu và mẫu mã hay không.
• Có cập nhật tồn kho sau khi bán hàng hay không.
• Có hỗ trợ kiểm kho hay không.
• Có báo cáo nhập xuất tồn hay không.
• Có thể quản lý nhiều cửa hàng hay không.
• Giao diện có dễ sử dụng với nhân viên hay không.
• Chi phí có phù hợp với quy mô shop hay không.

Những sai lầm khi quản lý kho shop thời trang

Không kiểm kê định kỳ

Nếu chỉ dựa vào số liệu trên hệ thống mà không đối chiếu thực tế, sai lệch có thể tích tụ trong thời gian dài.

Không cập nhật nhập xuất kịp thời

Một giao dịch chưa được ghi nhận có thể khiến số lượng tồn kho không chính xác và ảnh hưởng đến quyết định nhập hàng.

Quản lý tất cả sản phẩm bằng một mã

Shop thời trang cần quản lý riêng từng biến thể. Việc gộp nhiều size hoặc màu vào một mã khiến chủ shop khó biết sản phẩm nào thực sự còn hàng.

Nhập hàng quá nhiều

Tồn kho cao đồng nghĩa với việc vốn bị giữ trong hàng hóa. Đặc biệt với thời trang theo mùa, hàng tồn lâu có thể phải giảm giá để thanh lý.

Phụ thuộc hoàn toàn vào sổ sách

Sổ sách phù hợp với quy mô rất nhỏ nhưng khó đáp ứng khi shop có nhiều sản phẩm, nhân viên và kênh bán hàng.

Checklist quản lý kho shop thời trang

Công việc hằng ngày

• Kiểm tra giao dịch nhập và xuất.
• Đối chiếu đơn hàng.
• Cập nhật hàng đổi trả.
• Kiểm tra các sản phẩm có dấu hiệu bất thường.

Công việc hằng tuần

• Kiểm tra nhóm hàng bán chạy.
• Xác định sản phẩm bán chậm.
• Kiểm tra một số nhóm hàng quan trọng.
• Đối chiếu số liệu tồn kho.

Công việc hằng tháng

• Kiểm kê kho.
• Phân tích hàng tồn.
• Đánh giá tốc độ bán của từng nhóm sản phẩm.
• Lập kế hoạch nhập hàng.
• Xác định hàng cần xử lý hoặc thanh lý.

Câu hỏi thường gặp về quản lý kho shop thời trang

Quản lý kho shop thời trang cần bắt đầu từ đâu?

Hãy bắt đầu bằng việc phân loại sản phẩm, thiết lập mã hàng và xây dựng quy trình nhập, xuất, kiểm kê rõ ràng.

Bao lâu nên kiểm kho shop thời trang một lần?

Tần suất phụ thuộc vào quy mô. Shop có lượng hàng và giao dịch lớn nên kiểm tra thường xuyên hơn, đặc biệt với nhóm hàng dễ thất thoát.

Làm sao hạn chế thất thoát hàng hóa?

Cần kiểm soát nhập xuất, phân quyền nhân viên, kiểm kê định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống.

Làm sao xử lý quần áo tồn kho lâu ngày?

Có thể áp dụng khuyến mãi, combo, điều chỉnh cách trưng bày hoặc triển khai chiến dịch bán hàng riêng cho nhóm sản phẩm này.

Shop nhỏ có cần phần mềm quản lý kho không?

Không bắt buộc, nhưng phần mềm có thể giúp shop tiết kiệm thời gian và hình thành dữ liệu quản lý ngay từ khi quy mô còn nhỏ.

Có nên quản lý kho theo size và màu không?

Có. Đây là cách quan trọng để shop thời trang biết chính xác biến thể nào đang còn hàng và biến thể nào cần nhập thêm.

Phần mềm quản lý kho có thay thế hoàn toàn việc kiểm kê không?

Không. Phần mềm giúp theo dõi dữ liệu và giảm sai sót, nhưng shop vẫn nên kiểm kê thực tế định kỳ để đối chiếu.

Quản lý kho shop thời trang hiệu quả hơn với AIBAT

Quản lý kho chính xác giúp shop hạn chế thất thoát, giảm hàng tồn và sử dụng vốn hiệu quả hơn. Khi số lượng sản phẩm và đơn hàng tăng, việc chuyển từ quản lý thủ công sang phần mềm sẽ giúp chủ shop kiểm soát hoạt động thuận tiện hơn.

Với AIBAT, chủ shop thời trang có thể quản lý sản phẩm theo size, màu, mẫu mã, theo dõi nhập xuất tồn, kiểm kho, bán hàng, khách hàng và báo cáo trên một hệ thống.

👉 Muốn quản lý kho shop thời trang chính xác và tiết kiệm thời gian hơn? Hãy đăng ký dùng thử AIBAT để trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng và kho dành cho cửa hàng thời trang.

Facebook: AIBAT - Phần mềm Quản lý Kinh doanh
Dùng thử: Đăng ký dùng thử AIBAT
Hotline: 1900 066822
Email: support@aibat.vn