Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng của bất kỳ doanh nghiệp nào, từ cửa hàng nhỏ lẻ đến các tập đoàn lớn. Việc kiểm kê không chỉ đơn thuần là đếm số lượng hàng hóa, mà còn là quá trình kiểm soát toàn diện, giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng, chất lượng hàng hóa hiện có, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, tránh thất thoát, hư hỏng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về quy trình kiểm kê hàng tồn kho, từ khái niệm cơ bản đến các phương pháp, bước thực hiện và những lưu ý quan trọng để đảm bảo kiểm kê chính xác và hiệu quả.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình xác định số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa đang được lưu trữ trong kho tại một thời điểm cụ thể. Nói cách khác, đây là hoạt động đối chiếu số liệu hàng tồn kho thực tế với số liệu được ghi chép trong hệ thống quản lý kho. Hoạt động này có thể được thực hiện định kỳ (hàng tháng, quý, năm) hoặc đột xuất khi cần thiết.

Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho:

• Nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa: Xác định số lượng hàng hóa thực tế có trong kho, so sánh với số liệu ghi chép để phát hiện sự chênh lệch, thất thoát.
• Đánh giá chất lượng hàng hóa: Kiểm tra tình trạng hàng hóa, phát hiện hàng hư hỏng, quá hạn sử dụng, hàng lỗi, ...
• Cập nhật số liệu kho chính xác: Điều chỉnh số liệu hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
• Phục vụ công tác quản lý: Cung cấp thông tin quan trọng cho việc ra quyết định kinh doanh, lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, dự báo nhu cầu, ...
• Phòng ngừa thất thoát, gian lận: Giúp phát hiện và ngăn chặn các trường hợp thất thoát, mất mát hàng hóa do nhân viên, quy trình quản lý lỏng lẻo, trộm cắp, ...

Tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho:

Kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tối ưu hóa quản lý kho: Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hàng tồn kho, giảm thiểu tình trạng tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó tối ưu hóa không gian kho bãi và chi phí lưu kho.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh: Cung cấp thông tin chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn, tối ưu hóa lợi nhuận, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Ví dụ, việc kiểm kê phát hiện một mặt hàng đang bán chạy sắp hết hàng sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời bổ sung hàng hóa, tránh mất doanh thu.
• Giảm thiểu chi phí: Phòng ngừa thất thoát, hư hỏng hàng hóa, giảm thiểu chi phí lưu kho, bảo quản, xử lý hàng tồn kho.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nâng cao sự hài lòng và uy tín của doanh nghiệp.
• Tuân thủ quy định: Đáp ứng các yêu cầu về kiểm kê hàng tồn kho theo quy định của pháp luật, phục vụ công tác kiểm toán, quyết toán.

Ví dụ thực tế:

Một doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng và phát hiện số lượng nguyên liệu bột mì thực tế thấp hơn số liệu trong hệ thống. Sau khi điều tra, doanh nghiệp phát hiện nguyên nhân là do quy trình nhập kho chưa được kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến thất thoát nguyên liệu.

Nhờ kiểm kê kịp thời, doanh nghiệp đã kịp thời điều chỉnh quy trình, ngăn chặn thất thoát tiếp theo và tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.

Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Hiện nay, có nhiều phương pháp kiểm kê hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp với quy mô, đặc thù hoạt động, nguồn lực và yêu cầu quản lý của mình.

Ví dụ:

• Một cửa hàng tạp hóa nhỏ có thể lựa chọn phương pháp kiểm kê thủ công vì số lượng hàng hóa không quá lớn.
• Một siêu thị lớn với hàng nghìn mặt hàng nên sử dụng phương pháp kiểm kê bằng mã vạch để tăng tốc độ và độ chính xác.
• Một kho hàng chứa các sản phẩm có giá trị cao như điện thoại, thiết bị điện tử có thể áp dụng công nghệ RFID để quản lý chặt chẽ và chống thất thoát.
• Một nhà kho lớn với hàng hóa xếp chồng lên nhau cao hàng chục mét có thể sử dụng drone để kiểm kê hàng hóa một cách hiệu quả và an toàn.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác

Dù áp dụng phương pháp nào, quy trình kiểm kê hàng tồn kho thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị Kiểm Kê

1.1 Xác định Mục tiêu:

Xác định rõ mục đích của việc kiểm kê (kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra toàn bộ hay một phần kho, ...), phạm vi kiểm kê (toàn bộ kho hay một khu vực cụ thể), thời gian kiểm kê (ngày bắt đầu, ngày kết thúc).

1.2 Lập Kế Hoạch:

Lên kế hoạch chi tiết về nhân sự (số lượng nhân viên, phân công nhiệm vụ), thời gian (lịch trình cụ thể cho từng công đoạn), phương pháp kiểm kê (thủ công, mã vạch, RFID, ...), công cụ hỗ trợ (biểu mẫu, máy quét, phần mềm, ...), quy trình xử lý kết quả.

1.3 Phân công Nhiệm vụ:

Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm kiểm kê (người đếm, người ghi chép, người kiểm tra, người giám sát, ...). Đảm bảo mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

1.4 Chuẩn bị Tài liệu, Công cụ:

Chuẩn bị các biểu mẫu kiểm kê (phiếu kiểm kê, biên bản kiểm kê, ...), máy quét mã vạch, máy tính, phần mềm quản lý kho (nếu có), dụng cụ hỗ trợ (thước dây, cân, ...).

1.5 Thông báo cho các Bộ phận liên quan:

Thông báo lịch trình kiểm kê cho các bộ phận liên quan (bán hàng, mua hàng, sản xuất, ...) để phối hợp, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ví dụ, thông báo cho bộ phận bán hàng biết để tạm dừng xuất hàng trong thời gian kiểm kê.

1.6 Ngừng Nhập xuất Hàng hóa:

Tạm dừng hoạt động nhập xuất hàng hóa trong kho trong thời gian kiểm kê để đảm bảo số liệu chính xác. Khoanh vùng, niêm phong các khu vực kiểm kê.

Bước 2: Thực hiện Kiểm Kê

2.1 Đếm Số lượng Hàng hóa:

Tiến hành đếm số lượng hàng hóa thực tế trong kho theo từng khu vực, loại hàng, vị trí lưu trữ, ... Đảm bảo đếm chính xác, không bỏ sót, không trùng lặp.

2.2 Kiểm tra Chất lượng Hàng hóa:

Kiểm tra tình trạng hàng hóa (bao bì, nhãn mác, hạn sử dụng, ...), phân loại hàng tốt, hàng hư hỏng, hàng quá hạn, hàng lỗi, ... Ghi chép rõ ràng tình trạng của từng loại hàng hóa.

2.3 Ghi chép Kết quả Kiểm kê:

Ghi chép đầy đủ, chính xác số liệu kiểm kê vào biểu mẫu. Thông tin ghi chép cần bao gồm: tên hàng hóa, mã hàng, số lượng, đơn vị tính, vị trí lưu trữ, tình trạng hàng hóa, ...

2.4 Chụp ảnh, Quay video:

Chụp ảnh, quay video các khu vực kiểm kê, hàng hóa, quá trình kiểm kê để làm bằng chứng cho kết quả kiểm kê.

Bước 3: Đối chiếu Kết quả

3.1 Đối chiếu Số liệu Thực tế với Số liệu Hệ thống:

So sánh số liệu kiểm kê thực tế với số liệu ghi chép trong hệ thống quản lý kho. Xác định sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu hệ thống.

3.2 Phân tích Nguyên nhân Chênh lệch:

Nếu có chênh lệch, cần phân tích nguyên nhân (thất thoát, hư hỏng, sai sót trong ghi chép, nhập xuất hàng hóa trong quá trình kiểm kê, ...). Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan.

3.3 Lập Biên bản Kiểm kê:

Lập biên bản ghi nhận kết quả kiểm kê, bao gồm số liệu thực tế, chênh lệch (nếu có), nguyên nhân chênh lệch, đề xuất xử lý, chữ ký của các thành viên tham gia kiểm kê.

Bước 4: Xử lý Kết quả Kiểm Kê

4.1 Điều chỉnh Số liệu Kho:

Cập nhật số liệu hàng tồn kho trong hệ thống quản lý kho dựa trên kết quả kiểm kê thực tế. Đảm bảo số liệu kho chính xác, phản ánh đúng tình hình thực tế.

4.2 Xử lý Hàng hư hỏng, Quá hạn:

Tiến hành xử lý hàng hư hỏng, quá hạn theo quy định của doanh nghiệp (thanh lý, tiêu hủy, trả lại nhà cung cấp, ...).

4.3 Báo cáo Kết quả Kiểm kê:

Báo cáo kết quả kiểm kê cho ban lãnh đạo để đưa ra quyết định điều chỉnh hoạt động kinh doanh (kế hoạch sản xuất, mua hàng, bán hàng, ...).

4.4 Rút kinh nghiệm:

Rút kinh nghiệm từ quá trình kiểm kê để cải thiện quy trình quản lý kho, nâng cao hiệu quả kiểm kê lần sau (điều chỉnh quy trình, đào tạo nhân viên, ứng dụng công nghệ, ...).

Aibat – Giải pháp kiểm kê hàng tồn kho thông minh, chính xác và nhanh chóng

Trong thời đại công nghệ số, việc kiểm kê hàng tồn kho không chỉ dừng lại ở phương pháp thủ công tốn thời gian và dễ sai sót. Với Aibat, doanh nghiệp của bạn có thể nâng cấp toàn bộ quy trình kiểm kê, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thất thoát và tối ưu hiệu suất kho hàng một cách chuyên nghiệp.

Tại sao nên chọn Aibat để kiểm kê hàng tồn kho?

✅ Tự động hóa quy trình – Hệ thống phần mềm giúp ghi nhận dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực, giảm sai sót trong nhập liệu thủ công.

✅ Kiểm kê nhanh – chính xác – Kết hợp mã vạch và RFID giúp kiểm đếm nhanh chóng, tránh nhầm lẫn giữa số liệu thực tế và sổ sách.

✅ Cập nhật tức thì, quản lý linh hoạt – Dữ liệu kho hàng được đồng bộ ngay trên hệ thống, giúp chủ cửa hàng theo dõi hàng tồn theo từng danh mục, vị trí và tình trạng hàng hóa.

✅ Giảm thất thoát, tối ưu doanh thu – Phát hiện nhanh các chênh lệch hàng tồn, cảnh báo hàng sắp hết hoặc dư thừa, giúp điều chỉnh nhập hàng kịp thời và tối ưu dòng tiền.

Với Aibat, kiểm kê hàng tồn kho không còn là gánh nặng mà trở thành một lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp quản lý kho một cách thông minh và hiệu quả hơn. Hãy để Aibat đồng hành cùng bạn trong quá trình tối ưu hoạt động kinh doanh!

Xem thêm: 
> Quản Lý Cửa Hàng Chăn Ga, Gối, Đệm Bằng Aibat: Tối Ưu Tồn Kho, Tăng Tốc Bán Hàng
> Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng tiện lợi: Bán hàng nhanh, tính tiền chuẩn, tránh thất thoát, lãng phí hàng hóa

Tổng kết

Kiểm kê hàng tồn kho là một hoạt động quan trọng, không thể thiếu trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm kê đúng cách, áp dụng phương pháp phù hợp và sử dụng công nghệ hỗ trợ sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng tồn kho, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý.

Bằng cách đầu tư vào quản lý kho và kiểm kê hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ  nâng cao năng lực cạnh tranh,  tối ưu hóa hiệu quả hoạt động  và phát triển bền vững.

______

Liên hệ để đươc tư vấn ngay hôm nay!

Trên App Store : https://bom.so/uN4Yon

Trên CH Play : https://bom.so/OdcWb3

Hotline : 0387.238.882 / 0934.518.629

Email: [email protected]

Website: www.aibat.vn

Facebook: www.facebook.com/aibatvietnam