5 Quy Định Doanh Nghiệp Nên Biết Về Hóa Đơn Điện Tử Năm 2026

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có chức năng ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.

Theo nội dung được trích dẫn tại khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 trong tài liệu tham khảo, hóa đơn điện tử là chứng từ được tạo lập và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân thành một số hình thức theo cách thức cấp mã và phương tiện khởi tạo.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế gồm số giao dịch do hệ thống thuế tạo và chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Đây là hóa đơn do người bán lập và gửi trực tiếp cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là hóa đơn được tạo từ hệ thống máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Dữ liệu hóa đơn được truyền theo định dạng quy định, hỗ trợ người mua tra cứu thông tin giao dịch.

Nhìn chung, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc vào chứng từ giấy, đồng thời hỗ trợ quá trình quản lý và trao đổi dữ liệu giữa người bán, người mua và cơ quan thuế.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đề  cập trong tài liệu tham khảo, hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại, phục vụ các hoạt động kinh doanh và quản lý khác nhau.

1.3. Hóa đơn điện tử gốc khác gì bản thể hiện của hóa đơn điện tử?

Khi nhận hóa đơn điện tử, người mua thường được cung cấp tệp dữ liệu gốc và bản thể hiện để thuận tiện theo dõi. Hai dạng này có mục đích sử dụng khác nhau.

Hóa đơn điện tử gốc là dữ liệu điện tử được tạo lập theo định dạng chuẩn. Trong khi đó, bản thể hiện là hình thức hiển thị nội dung hóa đơn để người dùng dễ đọc, xem và in khi cần thiết.

2. Những quy định về sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở thao tác lập và gửi hóa đơn. Doanh nghiệp còn phải tuân thủ các nguyên tắc về đăng ký, nội dung, trách nhiệm và quản lý dữ liệu.

2.1. Doanh nghiệp có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được dẫn trong tài liệu tham khảo, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ những trường hợp được quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

Quy định này được áp dụng đối với nhiều hoạt động phát sinh trong kinh doanh, không chỉ giới hạn ở giao dịch bán hàng thông thường.

Một số trường hợp được đề cập gồm:

• Bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại hoặc quảng cáo.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng làm hàng mẫu.
• Hàng hóa, dịch vụ biếu, tặng hoặc trao đổi.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để trả thay lương cho người lao động.
• Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ.
• Xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay hoặc cho mượn.

Như vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng tính chất giao dịch để thực hiện nghĩa vụ lập hóa đơn. Không nên mặc định rằng giao dịch không thu tiền thì không cần lập hóa đơn.

2.2. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đề cập trong nguồn tham khảo, doanh nghiệp cần chú ý những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch thuộc diện phải lập hóa đơn.

Người bán cần thực hiện lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và trong những trường hợp khác được pháp luật quy định.

Thứ hai, bảo đảm thông tin hóa đơn chính xác.

Hóa đơn cần phản ánh trung thực giao dịch, có đầy đủ nội dung bắt buộc và tuân thủ định dạng dữ liệu theo quy định.

Thứ ba, người bán chịu trách nhiệm về hóa đơn đã lập.

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin trước khi phát hành và chủ động xử lý khi phát hiện sai sót.

Thứ tư, thực hiện đăng ký trước khi sử dụng.

Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp áp dụng phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Thứ năm, tuân thủ các quy định liên quan.

Việc đăng ký, lập, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn cần đáp ứng quy định về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quản lý thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc tích hợp hóa đơn với biên lai nếu đáp ứng điều kiện và thủ tục tương ứng.

2.3. Các nội dung cần có trên hóa đơn điện tử

Nội dung hóa đơn điện tử cần được thể hiện đầy đủ và chính xác để phục vụ việc xác định giao dịch, nghĩa vụ thuế và đối chiếu dữ liệu.

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được nêu trong tài liệu tham khảo, các nội dung quan trọng gồm:

1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
2. Số hóa đơn.
3. Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
4. Tên, địa chỉ và thông tin định danh của người mua theo trường hợp áp dụng.
5. Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng và đơn giá.
6. Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng.
7. Thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng theo từng mức thuế suất.
8. Tổng tiền thuế giá trị gia tăng và tổng tiền thanh toán.
9. Chữ ký của người bán và thông tin chữ ký của người mua theo trường hợp áp dụng.
10. Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số.
11. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.
12. Các khoản phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại và nội dung liên quan nếu có.

Trong đó, chữ ký số của người mua không phải lúc nào cũng là nội dung bắt buộc. Doanh nghiệp cần xác định trường hợp cụ thể theo quy định và thỏa thuận giữa các bên.

3. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp và các đối tượng thuộc diện áp dụng cần thực hiện đăng ký theo quy định.

Theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được trích trong tài liệu, việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Hồ sơ đăng ký được đề cập trong nguồn tham khảo là Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT, ban hành tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông tin đăng ký chính xác, kiểm tra tình trạng tiếp nhận và thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 2: Lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Sau khi hoàn tất đăng ký và đáp ứng điều kiện sử dụng, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trên hệ thống hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.

Quy trình cơ bản gồm:

• Nhập thông tin người mua.
• Ghi nhận hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Kiểm tra số lượng, đơn giá, thuế suất và số tiền.
• Ký số hóa đơn theo quy định.
• Truyền dữ liệu đến cơ quan thuế nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận.

Người bán có thể gửi hóa đơn thông qua email, cổng thông tin, hệ thống của đơn vị cung cấp giải pháp hoặc các phương thức truyền nhận phù hợp.

Trước khi gửi, kế toán nên kiểm tra kỹ thông tin để hạn chế việc phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sau khi phát hành.

Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót

Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể gặp sai sót về tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc thông tin hàng hóa. Cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai và quy định áp dụng.

Trường hợp 1: Sai tên hoặc địa chỉ nhưng không sai mã số thuế và các nội dung ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế

Theo nội dung được trích dẫn tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC trong tài liệu tham khảo, người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi thông báo đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện quy định.

Trường hợp 2: Sai thông tin cần điều chỉnh

Nếu sai sót thuộc trường hợp được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh, người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và ghi rõ thông tin hóa đơn được điều chỉnh.

Nội dung cần thể hiện dòng thông tin nhận diện hóa đơn gốc, gồm mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn và ngày lập hóa đơn.

Khi điều chỉnh số liệu, phần tăng được ghi số dương và phần giảm được ghi số âm theo quy định.

Trường hợp 3: Lập hóa đơn thay thế

Trong trường hợp lựa chọn phương án thay thế và đáp ứng điều kiện, người bán lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn mới cần ghi rõ thông tin hóa đơn được thay thế để bảo đảm khả năng liên kết và đối chiếu dữ liệu.

Trường hợp có nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng

Theo nội dung khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC được nêu trong nguồn, nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng có cùng thông tin sai sót thuộc trường hợp quy định, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng điều kiện trước khi áp dụng phương án xử lý gộp.

Bước 4: Kiểm tra và lưu trữ dữ liệu hóa đơn

Sau khi phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu gốc và các tài liệu liên quan.

Các nội dung nên được kiểm tra định kỳ gồm:

• Số lượng hóa đơn đã phát hành.
• Tình trạng truyền nhận dữ liệu.
• Thông tin chữ ký số.
• Trạng thái hóa đơn.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
• Tài liệu giao dịch và chứng từ liên quan.

Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi kê khai thuế, đối chiếu công nợ hoặc giải trình khi có yêu cầu.

4. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Mặc dù hóa đơn điện tử được tạo lập và quản lý bằng phương tiện điện tử, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn cần chuyển đổi sang hình thức giấy để phục vụ việc kiểm tra, lưu trữ hoặc cung cấp thông tin.

Theo điểm a khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được dẫn trong tài liệu tham khảo, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy cần bảo đảm nội dung trên bản giấy khớp đúng với dữ liệu điện tử, đồng thời đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

4.1. Nguyên tắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy

Khi chuyển đổi, doanh nghiệp cần chú ý:

• Nội dung bản giấy phải khớp với hóa đơn điện tử gốc.
• Không tự ý chỉnh sửa thông tin trong quá trình chuyển đổi.
• Bảo đảm bản chuyển đổi có thể đọc và đối chiếu được.
• Sử dụng đúng mục đích theo quy định.
• Tiếp tục lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử gốc.

4.2. Bản giấy có thay thế hóa đơn điện tử gốc không?

Không nên xem bản giấy được chuyển đổi là dữ liệu hóa đơn điện tử gốc. Bản giấy chủ yếu phục vụ việc đọc, kiểm tra và đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.

Doanh nghiệp vẫn cần bảo quản dữ liệu điện tử theo đúng thời hạn và yêu cầu pháp luật.

5. Giải đáp 10 câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử

5.1. Hóa đơn điện tử có liên không?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên như hóa đơn giấy truyền thống.

Người bán, người mua và cơ quan thuế khai thác dữ liệu từ hóa đơn điện tử theo phương thức phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp không cần lập nhiều liên giấy để gửi cho các bên như trước đây.

5.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định như thế nào?

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đề cập trong tài liệu tham khảo, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo tính chất giao dịch.

Đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.

Một số trường hợp thu tiền trước hoặc tạm ứng đối với dịch vụ có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Doanh nghiệp cần đối chiếu đúng loại hình dịch vụ để thực hiện.

5.3. Người mua có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?

Người mua có thể nhận hóa đơn điện tử thông qua các phương thức truyền nhận do hai bên thỏa thuận.

Một số hình thức phổ biến gồm:

• Email.
• Tin nhắn SMS.
• Cổng thông tin của người bán.
• Hệ thống của đơn vị trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Đường dẫn hoặc mã QR để tra cứu hóa đơn.

Doanh nghiệp nên thống nhất phương thức nhận hóa đơn với khách hàng để hạn chế tình trạng thất lạc hoặc không tìm thấy chứng từ.

5.4. Người mua có phải ký số trên hóa đơn điện tử không?

Không phải mọi trường hợp đều bắt buộc có chữ ký số của người mua.

Theo nội dung được đề cập trong tài liệu tham khảo, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp pháp luật quy định hoặc hai bên có thỏa thuận.

Một số trường hợp được đề cập gồm hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh, hóa đơn thương mại điện tử và một số giao dịch bán hàng trực tiếp cho cá nhân không cung cấp thông tin định danh.

Doanh nghiệp cần kiểm tra trường hợp áp dụng cụ thể trước khi yêu cầu người mua ký số.

5.5. Khi nào doanh nghiệp cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai trong trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định.

Theo nội dung tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC được dẫn trong nguồn tham khảo, trường hợp sai tên, địa chỉ hoặc một số nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua và gửi thông báo đến cơ quan thuế.

Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn nếu đáp ứng đúng điều kiện quy định.

5.6. Nhiều hóa đơn của cùng một người mua bị sai trong cùng tháng thì xử lý thế nào?

Theo nội dung được trích dẫn tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng có cùng thông tin sai sót thuộc trường hợp được áp dụng, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn.

Kèm theo đó là bảng kê chi tiết các hóa đơn sai sót theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện về người mua, nội dung sai và thời gian phát sinh để tránh áp dụng không đúng quy định.

5.7. Lập hóa đơn điều chỉnh đối với chiết khấu thương mại như thế nào?

Chiết khấu thương mại có thể phát sinh khi người mua đạt điều kiện về số lượng hoặc doanh số theo chính sách bán hàng.

Theo điểm b khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC được đề cập trong tài liệu tham khảo, khoản chiết khấu có thể được tính điều chỉnh trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo nếu đáp ứng điều kiện về giá trị. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền và tiền thuế tương ứng.

Doanh nghiệp cần lưu lại bảng kê và tài liệu chứng minh chính sách chiết khấu để phục vụ việc kiểm tra khi cần thiết.

5.8. Doanh nghiệp kê khai hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vào kỳ nào?

Thời điểm kê khai cần căn cứ vào loại nghiệp vụ và quy định tương ứng.

Theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC được trích trong tài liệu tham khảo, đối với hóa đơn điều chỉnh thuộc trường hợp quy định tại khoản 5 Điều 10:

• Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

Kế toán cần phân biệt trường hợp này với các tình huống xử lý hóa đơn có sai sót khác để xác định kỳ kê khai chính xác.

5.9. Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ như thế nào?

Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP được đề cập trong nguồn tham khảo, việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử cần đáp ứng các nguyên tắc về an toàn, bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ dữ liệu.

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm không bị thay đổi hoặc sai lệch trong thời gian lưu trữ.

Một số yêu cầu quan trọng gồm:

• Lưu trữ đúng thời hạn theo pháp luật kế toán.
• Bảo đảm dữ liệu hóa đơn an toàn và bảo mật.
• Duy trì khả năng truy cập, tra cứu khi cần.
• Có thể xuất trình dữ liệu cho cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan.
• Bảo quản cả hóa đơn gốc và tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay thế.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ trên hệ thống nội bộ, nền tảng điện toán đám mây hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ, miễn đáp ứng yêu cầu pháp luật.

5.10. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp?

Tra cứu hóa đơn điện tử là bước cần thiết giúp doanh nghiệp kiểm tra thông tin trước khi hạch toán và kê khai thuế.

Khi kiểm tra hóa đơn, kế toán nên chú ý:

1. Thông tin người bán và người mua.
2. Mã số thuế của các bên.
3. Số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
4. Ngày lập và thời điểm ký số.
5. Thông tin hàng hóa, dịch vụ.
6. Giá trị trước thuế, thuế suất và tiền thuế.
7. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã.
8. Trạng thái hóa đơn và thông tin điều chỉnh hoặc thay thế nếu có.

Doanh nghiệp nên sử dụng cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế hoặc hệ thống được phép cung cấp để kiểm tra dữ liệu.

Không nên chỉ dựa vào bản PDF hoặc hình ảnh hóa đơn do đối tác gửi mà bỏ qua việc xác minh dữ liệu gốc và tình trạng hóa đơn.

6. Kết luận

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý bán hàng, kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Để sử dụng đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ khái niệm, các loại hóa đơn, nguyên tắc lập, cách xử lý sai sót và yêu cầu lưu trữ dữ liệu.

Bên cạnh việc cập nhật quy định pháp luật, chuẩn hóa quy trình kinh doanh và quản lý thông tin giao dịch cũng giúp kế toán hạn chế sai lệch, giảm thời gian đối chiếu và nâng cao hiệu quả vận hành.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm hướng đi phù hợp để số hóa hoạt động kinh doanh, hãy tìm hiểu các giải pháp công nghệ từ AIBAT và lựa chọn phương án đáp ứng nhu cầu quản lý thực tế

AIBAT - PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÁ NHÂN VÀ DOANH NGHIỆP